Dokumentum sablonok

Az üzleti folyamatok dokumentálását célszerű már az első vázlatok készítése során a vállalat által használt dokumentum sablonokba végezni, így ezzel tetemes mennyiségű időt spórolhatunk meg a későbbi munkáink soárn.

Hogyan kezdjünk neki a dokumentum sablonok használatának?

Első lépésént a felkutatott anyagokból válasszuk ki azt a sablont, melyet a vállalat használ. Amennyiben több ilyen sablon létezik, úgy célszerű támogatást kérni a megfelelő kiválasztásához. E támogatást elsősorban a minőségbiztosítási terület, ennek hiányában a felső(bb) vezetéstől szükséges megkérni.

Több sablon típusra lesz szükségünk, ezért ellenőrizzük, hogy minimum az alábbi területekre rendelkezésre állnak:

1. szöveges dokumentum (pl. MS Word) sablon
2. táblázatos sablon (pl. MS Excel) 
3. prezentációs sablon (pl. MS PowerPoint)

Természetesen mindegyik tagolható tovább egy-egy, a feladat szempontjából specifikus területre. Néhány példa:

1. MS Word
1. Folyamat dokumentáció
2. Jegyzőkönyv a megbeszélésekről
3. Felhasználói útmutató
4. Teszt jegyzőkönyv
5. Heti/havi jelentések
2. MS Excel
1. Feladat lista
2. Folyamat lépések és azok részletei
3. Flag kezelés
3. MS Power Point
1. Heti/havi jelentések
2. Kick-off és státusz prezentációk

Mit tegyünk, ha nincsenek sablonok a szervezetben?

Ez esetben nekünk szükséges előállítani a szükséges és megfelelő dokumentum sablonokat.
Az alábbi lista tartalmaz néhány elengedhetetlen elemet a dokumentum sablonok-, ezáltal az előállítandó dokumentációból:

• Dokumentum pontos címe (pl. Beszerzési folyamat)
• Dokumentum kontroll 
• szerző
• verzió (pl. v1.0)
• dokumentum tulajdonosa
• jóváhagyók
• státusz (pl. jóváhagyott, vázlat)
• utolsó státuszváltozás dátuma
• dokumentum érvényességi ideje
• Tartalomjegyzék
• Fejezetek
• Alfejezetek
• Rövidítések jegyzéke
• Oldalszámok
• A vállalat neve és logoja

Te milyen dokumentum sablont használsz? Szólj hozzá, hogy mások is tanuljanak belőle!

Gyűjtsünk anyagokat!

Sokszor felmerül a kérdés, hogy a szervezetben már megtalálható, előzetesen elkészült anyagok, dokumentunok hogyan lelhetőek fel, hiszen ezek fontos és hasznos információkkal szolgálnak folyamataink dokumentálásához.

Bizonyos esetekben könnyen, máskor nehezen hozzáférhető anyagokról beszélünk.

Egy-egy kutató munka során meg lehet keresni az alábbi területeket és kérni tőlük a már rendelkezésre álló anyagot:

• irattár
• folyamat tulajdonosa
• folyamat szereplői
• vállalati intranet

 

Milyen anyagokat keressünk a folyamat dokumentációról?

Bármit, ami betekintést nyújt a jelenlegi folyamatba:
- folyamatábrát
- részletes dokumentációt
- feladatlistát
- a folyamat során előállításra kerülő dokumentum

Fontos ugyanakkor kiemelni, hogy mivel a feladatunk célja a működő üzleti folyamat teljes körű dokumentálása, így az összegyűjtött anyagok átnézését követően további konszolidációra lesz szükség a cél eléréséhez. Azaz, hiába van itt-ott a szervezetben egy-egy dokumentum, azokat minimum konszolidálni, ha nem újra írni, egységes szerkezetbe önteni szükséges, máskülönben miért kezdenénk bele az amúgy sem kis munkába.

Hogyan lehet még elkészült anyagokat fellelni a szervezetben? Milyen további lehetőségekkel érdemes számolni? Szólj hozzá, hogy mások is tanuljanak belőle!

Üzleti folyamat áttekintése a résztvevőkkel

Ha már tudjuk, hogy a folyamataink dokumentálásához mire és kire van szükségünk, mennyi idő áll rendelkezésre, van egy összeállított tervünk a munka megkezdésére, akkor kezdjünk is bele.
Az egyik kezdeti feladat, hogy beszéljük át a folyamat szereplőivel, tulajdonosával, ügyfelével a folyamatot.

Hogyan beszéljük át a működtetett folyamatot?

Szervezzünk vagy egy közös megbeszélést minden szereplővel vagy pedig egy-egy megbeszélést minden szereplővel külön-külön. Mindkét típusú egyeztetésnek megvannak a maguk előnyei és hátrányai.

A megbeszélés előkészítésekor ügyeljünk az alábbiakra:

• Hívjuk meg a résztvevőket!
• Az időpont legyen minden meghívott számára alkalmas
• Válasszunk olyan helszínt, ahol a folyamatot nyugodt körülmények között tudjuk átbeszélni. Pl. legyen elegendő asztal, szék, hálózat amennyiben szükséges, tábla rajzolni, telefon ha röviden egyeztetni szükséges valamely részletet, kivetítő stb.
• Hossza lehetőleg ne haladja meg az 1 maximum 2 órát. Amennyiben több idő szükséges a folyamat átbeszéléshez szervezzünk több megbeszélést.
• A meghívásból legyen egyértelmű pontosan miről fog szólni a megbeszélés. Azaz legyen tárgya!
• Röviden részletezzük, miről szól a megbeszélés és mi a cél

Közvetlenül a megbeszélés előtt gondoskodjunk róla, hogy minden szükséges eszköz (pl. tárgyaló, kivetítő, hálózat, tábla, papír, stb.) rendelkezésre áll.

A megbeszélésre érkezzünk lehetőleg pár perccel a meghívott(ak) előtt.

A megbeszélés kezdetén vázoljuk:
- miről fogunk beszélni
- mi az elérendő cél
- a jelenlévők miért lettel meghívva és mi az elvárás feléjük
- váható további feladatok a megbeszélés után

Lépésről lépésre beszéljük át a résztvevőkkel a folyamatot kezdve az első tevékenységeknél, haladva a folyamat vége felé.
Minden egyes tevékenységhez találjuk meg közösen a válaszokat az alábbi kérdésekre:

1. Van e előző lépés az adott tevékenység előtt? Ha igen, mi az? (MIKOR)
2. MI pontosan a tevékenység, az adott folyamatlépés?
3. KI végzi az adott tevékenységet?
4. HOGYAN végzi az adott tevékenységet?
5. HOL végezzük az adott tevékenységet?
6. További megjegyzések az adott lépéshez

A megbeszélés végén röviden vázoljuk a további feladatokat, melyek a megbeszélés előtt vagy alatt merültek fel. A felmerült feladatok mellé minden egyes esetben rendeljünk felelőst (aki el fogja véegzni) és határidőt (mikorra fogja elvégezni).

A megbeszélést követően küldjünk ki egy rövid emlékeztetőt a résztvevőknek, melyben szerepel:

• Megbeszélés részletei (hol, mikor, kik vettek részt, ki nem vett részt, stb.)
• A megbeszélés eredményének rövid összefoglalása
• Beazonosított feladatok felelősökkel és határidőkkel

Minden egyes megbeszélés során kövessük a fent vázolt lépéseket, ezekkel kiegészítve az üzleti folyamat működéséről szóló jegyzeteinket már néhány személlyel történt találkozást követően lényegesen közelebb kerülünk a dokumentáció elkészítéséhez.

Milyen szempontokat célszerű még figyelembe venni? Milyen feladatok szükségesek még a hatékony megbeszéléshez? Szólj hozzá, hogy mások is tanuljanak belőle!

Első lépések az első folyamat dokumentálásához

Meg van a döntés, dokumentálhatunk. Kaptunk rá erőforrásokat, van egy kiinduló listánk a jelenleg ismerni vélt üzleti folyamatainkról. Ez a folyamat-lista jövőben még változhat, különösen a munka elején. Természetesen az ideális az, ha ez a katalógus nem változik. A folyamat katalógusból kiválasztásra került az első folyamat, amelynek dokumentálásába kezdhetünk.

Hogyan fogjunk neki az első folyamat sikeres dokumentálásához?

Első lépésként üljünk le és gondoljunk át minden szükséges lépést, ami a cél eléréséhez vezet, azaz tervezzük meg a munkát.

• A kiválasztott folyamatról van e már bárminemű dokumentáció?
• Kik vesznek részt a folyamatban?
• Hogyan zajlik az elkészült munka jóváhagyása?
• Milyen dokumentum-sablonnal fogunk dolgozni?
• Mennyi idő áll rendelkezésre a kiválaszott üzleti folyamat dokumentálására?

A fenti kérdések megválaszolása után készítsünk egy írásos tervet, hogy mikor mit készítünk el. A terv készülhet projekttervező eszközzel, táblázatkezelővel vagy akár egy egyszerű négyzetrácsos papíron, a lényeg hogy legyen egy sorvezető, egy ellenőrző lista amit rendszeresen ellenőrizhetünk.

Milyen feladatokkal tervezzünk? 

1. Megbeszélések
• Mindenkivel, aki részt vesz a folyamatban (szereplő, tulajdonos, ügyfél)  beszéljük át, hogyan végzi, milyen tevékenységeket hajt végre az adott folyamatban
2. Rendelkezésre álló anyagok
• Allokáljunk időt a már elkészült - még ha elavult is - dokumentumok átnézésére, ezek segítségére lehetnek a megbeszélések során
3. Dokumentum-sablonok beazonosítása
• A munka végeredménye egy- vagy több dokumentum lesz, ezeknek célszerű azonos sablon mentén felépülniük.
• Válasszuk ki a használandó dokumentum sablonokat és ezeket használjuk a dokumentáció előállítása során már az első pillanattól. Rengeteg időt spórolhatunk meg vele!
4. Folyamat dokumentáció elkészítése
• A folyamat dokumentáció készítése az a feladat, melyről a munkánk szól. Itt kell elkészítenünk, megírnunk, megrajzolnunk, kialakítanunk minden-, már összegyűjtött információ alapján azt a véglegesnek szánt dokumentumot mely hűen tükrözi az  üzleti folyamat tényleges működését. E feladatra szánjunk elegendő időt.
5. Elkészült dokumentáció véleményeztetése
• Olvastassuk át mindenkivel az elkészült anyagot, akivel a munka során kapcsolatba kerültünk. Legyen lehetősége minden szereplőnek a megbeszélés(ek)en elhangzott információk újbóli átgondolásának és nulladik szintű jóváhagyásának.
• FONTOS! A visszakapott észrevételek alapján az elkészült dokumentációt módosítani szükséges a továbblépés előtt.
6. Véglegesnek ítélt dokumentáció jóváhagyatása
• Az elkészült dokumentációt a már előzetesen meghatározott jóváhagyói körrel hagyassuk jóvá. E lépés biztosítja azt, hogy a folyamat nem csak leírásra, de annak tartalma elfogadottnak is minősül.
7. Végleges folyamat-dokumentáció közzététele   
•  Az elkészült dokumentációt tegyük közzé olyan csatornákon és médiumokon, amely a szervezeten belül ilyen típusú információk átadására bejáratott.
  Ha még nincs ilyen, néhány példa:
• küldjük el e-mailben minden vezetőnek
• tegyük közzé az intraneten
• adjuk át az irattárnak  

Az egyes feladatokra mennyi időt szánjunk?

Ez egy nehéz kérdés, mivel a folyamat, a szervezet és a cégkultúra ismerete nélkül nehezen megválaszolható. Tapasztalat alapján az alábbi átfutásokkal érdemes számolni az egyes feladatok tervezésekor:

Feladat	Szükséges időtartam	Megjegyzés
Megbeszélések	0,5 - 1 óra szereplőnként	Lehet egyszerre több szereplővel együtt átbeszélni a folyamatot, így értelem szerűen több időre van szükség egy-egy megbeszéléshez
Rendelkezésre álló anyagok átnézése	???	Függ a rendelkezésre álló információk mennyiségétől és minőségétől
Dokumentum sablonok	2 nap
Folyamat dokumentáció elkészítése	???	Függ a rendelkezésre álló információk mennyiségétől és minőségétől
Véleményeztetés	5 nap
Jóváhagyatás	2-5 nap
Közzététel	2 nap

Előkészítés - Dokumentálandó folyamat kiválasztása

Üzleti folyamatok dokumentálásának kezdetekor, a munka elején a feladat meglehetősen nagynak tűnhet ezért célszerű olyan folyamattal kezdeni a munkát, amely lehetőséget biztosít az első sikerekhez ugyanakkor biztosítja a szükséges eredményt is.

Első folyamat vagy folyamatok választásakor célszerű az alábbi szempontokat figyelembe venni:

• Komplexitás - Ne kezdődjék a munka legösszetettebb folyamattal.
  Nagy segítséget biztosít a munka során, ha 
• már meglévő dokumentációkból történhet az építkezés
• a szereplők számára már nem ismeretlen a feladat
• meg van a kellő rutin egy folyamat dokumentálásához
• Szerepkörök száma - Célszerű néhány szerepkörös folyamattal kezdeni és csak később haladni a sok szerepkörrel működtetett folyamatok irányába.
• Kritikusság - Az első üzleti folyamat dokumentálása lehetőleg ne a legkritikusabb, legnagyobb fókuszban levő folyamat legyen. Kecsegtető lehet a gondolat, hogy a legkritikusabb folyamatot ledokumentálva a fennmaradó folyamatok már lényegesen könnyebben haladhatnak. Ami az előnye az egyben a hátránya is lehet e választásnak: ha még nem áll rendelkezésre a kellő háttér, akkor pont a kitüntetett figyelem miatt ütközhet a munka akadályba.

Mindent összevéve az első dokumentálásra kerülő folyamatok esetében megfontolandó az egyszerűségre törekedni és folyamatosan haladni az egyre komplexebb folyamatok dokumentálása felé.